『あなたの言いたいことが伝わらない』
『この文章は、何が言いたいの？』
と、言われてしまう。
特に仕事の報告書が苦手という人は多いと思います。
ではなぜこんな事態が起きてしまうかというと、
それは【文章構成が、間違っているから】です。
まず、やるべきことは
『簡潔にまとめ、結論から述べることです。』
文章構成で劇的に変わる！相手に伝わる文章を書くたった１つの![1つのこと]()
方法
方法
仕事で、報告書をもらったとしましょう。
学生さんならレポートでもいいですね。
この文章は、わかりやすい。
この文章は、わかりにくい。
この差は何が原因なのか？
両者の１番大きな違いは、文章が整理されているかどうかです。
冒頭で、やるべきことは『簡潔にまとめ、結論から述べること』
と述べましたが、これが大きく左右します。
あなたの文章はスマートですか？
それに対して文章がわかりにくい人は、構成がバラバラで伝わりにくい。
ではどのようにすれば、わかりやすい文章構成を実現できるのでしょうか？
① 結論を先に述べる
② 理由をつける
③ 結論への反論を述べる
④ 反論に対する反論を述べる
⑤ 反論に対する対応策
⑥ まとめ
基本はこの形が、読みやすい文章になります。
ここから深掘りしましょう。
例題を出して行きます。
例題と解説
《前提条件》
という前提条件の元、話を進めましょう。
部下
「新しい事業を起こしたいです。その企画書です」
「この企画をすることで、新しい販路を確保し、20%の売り上げ増が見込めます」
上司
「工数が多くなって、現在の仕事と並行してたら、実現不可能じゃないか？」
部下
「そちらは、予算の中から、新しい事業の一部を外部委託します。」
部下
「さらに、現在の仕事の工程の〇〇を省略することにより、〇〇時間削減されます」
「これなら、現在の業務をしつつ、新しい販路の確保ができ、20%の売り上げ増が見込めます」
①結論を先に述べる
「新しい事業を起こしたいです。その企画書です」
ここで先に結論を述べます。結論を先にもってくることで、
自分が相手に何を伝えたいのかハッキリさせます。それ以外の情報は、必要ありません。
②理由をつける
「この企画をすることで、新しい販路を確保し、20%の売り上げ増が見込めます」
ここが理由にあたります。
結論に対してなぜその結論に至ったのかの理由付けをここで行います。
意識することは蛇足はなしにシンプルに行きましょう。
裏付けの証拠をここで提示してもいいでしょう。
③結論への反論を述べる
「工数が多くなって、現在の仕事と並行してたら、実現不可能じゃないか？」
ここでは、新事業の危険性について述べられています。
現実世界でもこういうことは起きます。
事前に相手からくる反論を考えておきましょう。
反論の予測には、マインドマップを書くことも、網羅的に考えることができるので、有効な手段です。
④反論に対する、反論を述べる
「そちらは、予算の中から、新しい事業の一部を外部委託します。」
反論がきたらその対応をしましょう。
ここでのポイントは相手をねじ伏せるのではなく、
相手の意見を尊重しつつ、自分の反論を述べることです。
簡潔に、でも、わかりやすく述べましょう。
ここで長々と対応策を述べる必要はありません。
もしここでデータなどがある場合は、反論のデータとして使ってもいいかもしれません。
⑤反論に対する対応策
「さらに、現在の仕事の工程の〇〇を省略することにより、〇〇時間削減されます」
対応策をしっかり盛り込みます。
ここは具体的であるといいですね。
ポイントとしては、具体的な数字や確かな証拠があるといいです。
そしてもう一つのポイント。それはできる限り、わかりやすい言葉に置き換えるということです。
どうしても何か相手に説明しようとすると、難しい言葉を使いがちになります。
小学生でもわかるような、言葉遣いを意識できるといいですね。
⑥まとめ
「これなら、現在の業務をしつつ、新しい販路の確保ができ、20%の売り上げ増が見込めます」
そして最後はまとめです。
ここで自分が相手に伝えたかったことを要点にまとめ、文章を着地させます。
まとめを簡単に終わらせる人がいますがそれは得策とはいいがたいです。
文章を読み進めていくと始めの方の文章は忘れていくのが人間です・・・
最後に要約を入れて自分が相手に１番伝えたいことを書いて、締めましょう。
まとめ
今回は伝えたいことがうまく伝わらないあなたのために、いくつかのステップに区切って文章の書き方のコツをお伝えしました。
文章構成力、引いてはライティング能力が身につけようと思うと、
伝わりやすい文章を書こうとするため、論理的思考が身につきます。
論理的思考力が身につくと、
会議の報告書はもちろんうまくなるし、トークスキルも身に付きます。
その技術を磨くために、結論から書くことを、実践してみてください。
